# Aufbewahrungsfrist für Verträge: wie lange Verträge, Nachträge und Kündigungen aufzuheben sind

Quelle: https://vertragsmanagement.io/ratgeber/aufbewahrungsfrist-vertraege

Stand: 2026-10-15

Verträge sind keine Akten, die man nach dem Vertragsende entsorgt. Handelsrecht und Abgabenordnung schreiben Mindestfristen vor, und der Zweck eines Dokuments entscheidet, welche Frist gilt. Diese Seite ordnet Verträge, Nachträge und Kündigungsschreiben ein, rechnet die Fristen an Beispielen durch und klärt, ob ein Scan das Papier ersetzt.

## Kurzantwort

Die Aufbewahrungsfrist für Verträge beträgt mindestens sechs Jahre, weil Verträge als Handelsbriefe gelten (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 3 AO). Dient ein Vertrag als Grundlage für Buchungen, etwa ein Mietvertrag ohne monatliche Rechnung, ist er Buchungsbeleg und seit 2025 acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Schreiben empfangen oder abgesandt wurde oder der Beleg entstanden ist, und sie läuft steuerlich nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für betroffene Steuern noch offen ist.

## Wer aufbewahren muss

Handelsrechtlich trifft die Pflicht jeden Kaufmann (§ 257 Abs. 1 HGB) — damit jede GmbH, UG, AG und Genossenschaft sowie eingetragene Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften. Steuerrechtlich verlangt § 147 AO die geordnete Aufbewahrung von allen, die nach den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen führen müssen. Für Freiberufler und Kleingewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaft ist deshalb vor allem die steuerliche Frist maßgeblich.

Die Pflicht betrifft nicht nur den Vertrag selbst. Angebote, Auftragsbestätigungen, Nachträge, Preisanpassungen, Kündigungen und Kündigungsbestätigungen gehören ebenso dazu, wenn sie ein Handelsgeschäft betreffen.

## Welche Frist für welche Unterlage gilt

- Empfangene Handelsbriefe und Kopien abgesandter Handelsbriefe: sechs Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO). Handelsbriefe sind Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen — also auch Verträge und Kündigungen.
- Buchungsbelege: acht Jahre, seit dem 1. Januar 2025; zuvor waren es zehn. Für Kreditinstitute, beaufsichtigte Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es handelsrechtlich bei zehn Jahren.
- Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte samt Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen: zehn Jahre.
- Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen: sechs Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO).

## Wann die Frist beginnt — und wann sie nicht endet

Die Frist beginnt nicht mit dem Vertragsende, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO). Ein im März 2021 erhaltener Vertrag startet also am 31.12.2021 in seine Frist — auch wenn er bis 2026 läuft.

Steuerlich gibt es eine wichtige Ablaufhemmung: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Wer etwa eine Steuererklärung spät abgegeben hat oder sich in einer Außenprüfung befindet, muss die zugehörigen Unterlagen länger aufheben.

## Rechenbeispiele

Das erste Beispiel zeigt die Tücke: Die Mindestfrist des Vertrags endet am 31.12.2027, die der zugehörigen Rechnungen erst am 31.12.2033. Praktisch ist es einfacher und sicherer, einen Vertrag mit allen Nachträgen, der Kündigung und der Bestätigung als Einheit bis zum Ablauf der längsten Frist der zugehörigen Unterlagen aufzubewahren. Dient ein Dauervertrag über Jahre als Beleg für laufende Buchungen, sollte er mindestens acht Jahre nach dem Jahr der letzten darauf gestützten Buchung erhalten bleiben.

Mindestfristen ohne Ablaufhemmung — Rechtsstand 15.10.2026

| Unterlage | Einordnung | Frist | Fristbeginn | Aufbewahren mindestens bis |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Wartungsvertrag, erhalten im März 2021 | empfangener Handelsbrief | 6 Jahre | 31.12.2021 | 31.12.2027 |
| Kopie der Kündigung, abgesandt im September 2025 | Wiedergabe eines abgesandten Handelsbriefs | 6 Jahre | 31.12.2025 | 31.12.2031 |
| Wartungsrechnungen aus 2025 | Buchungsbelege | 8 Jahre | 31.12.2025 | 31.12.2033 |
| Mietvertrag ohne Monatsrechnung, letzte Mietbuchung im Juni 2026 | Grundlage der Buchungen, wie ein Buchungsbeleg behandeln | 8 Jahre | 31.12.2026 | 31.12.2034 |

## Länger aufheben: Beweis, Verjährung, Gewährleistung

Die gesetzlichen Fristen sind Mindestfristen für Handels- und Steuerrecht. Für die Frage, ob Sie in einem Streit etwas beweisen können, zählt die Verjährung. Die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon Kenntnis erlangt hat (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB); unabhängig von der Kenntnis gelten Höchstfristen von bis zu zehn Jahren (§ 199 Abs. 4 BGB). Bei Bauleistungen verjähren Mängelansprüche in fünf Jahren nach der Abnahme (§ 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB).

Wer einen Vertrag vor Ablauf dieser Zeiten vernichtet, verliert womöglich das wichtigste Beweismittel. Solange ein Vertrag läuft oder Ansprüche daraus noch verjähren können, sollte er deshalb unabhängig von der Mindestfrist erhalten bleiben.

## Scan statt Papier: was erlaubt ist

Handels- und steuerrechtlich dürfen Handelsbriefe und Buchungsbelege als Bild oder auf einem anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt, während der ganzen Frist verfügbar ist und lesbar gemacht werden kann (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO). Ausgenommen sind Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse. Ein geordnetes Scanverfahren mit Verfahrensdokumentation macht das Papieroriginal für diese Zwecke entbehrlich.

Für den Beweis vor Gericht hat ein eigenhändig unterschriebenes Original aber einen höheren Wert als ein Scan, dessen Beweiskraft das Gericht frei würdigt. Bei Verträgen, die eine gesetzliche Schriftform haben oder an denen viel hängt — etwa Bürgschaften, langfristige Gewerbemietverträge oder notarielle Urkunden —, bewahren Sie das Papieroriginal deshalb zusätzlich auf.

## Nach Fristablauf: löschen, was nicht mehr gebraucht wird

Während der Aufbewahrungsfrist besteht kein Anspruch auf Löschung personenbezogener Daten, soweit die Speicherung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Ist die längste maßgebliche Frist abgelaufen und gibt es keinen anderen Grund mehr, sollten Verträge mit personenbezogenen Angaben gelöscht oder vernichtet werden. Ein jährlicher Lauf zum Jahresbeginn, bei dem alle Unterlagen mit abgelaufener Frist geprüft werden, hält das überschaubar.

## So geht es mit vertragsmanagement.io

- Original, Nachträge und Kündigungsschreiben je Vertrag abgelegt
- Archivierte Verträge bleiben durchsuchbar und exportierbar
- Nach dem Ende des Abos bleibt alles im Nur-Lese-Modus lesbar und exportierbar
- Speicherung verschlüsselt in EU-Rechenzentren in Irland

vertragsmanagement.io schlägt beim Beenden eines Vertrags das Archivieren statt des Löschens vor: Vertrag, Originaldokument, Nachträge, Kündigungsschreiben und Verlauf bleiben erhalten, der Vertrag wird nur nicht mehr überwacht und erscheint nicht mehr in den laufenden Auswertungen. Wer trotzdem löscht, sieht vorher einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB und § 147 AO.

## Häufige Fragen

### Wie lange muss ich einen Vertrag aufbewahren?

Mindestens sechs Jahre als Handelsbrief, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem Sie ihn erhalten oder abgeschickt haben. Dient der Vertrag als Grundlage für Buchungen, sind es acht Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist. Solange der Vertrag läuft oder Ansprüche daraus offen sind, sollte er ohnehin erhalten bleiben.

### Gilt die Aufbewahrungsfrist ab Vertragsschluss oder ab Vertragsende?

Weder noch, sondern ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Schreiben empfangen oder abgesandt wurde bzw. der Buchungsbeleg entstanden ist. Für Nachträge und Kündigungen läuft deshalb jeweils eine eigene Frist. Wer alles bis zur längsten Frist als Einheit aufhebt, muss nicht jedes Blatt einzeln verfolgen.

### Sind es jetzt acht oder zehn Jahre für Belege?

Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO). Bücher, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleiben bei zehn Jahren. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt handelsrechtlich weiterhin eine Frist von zehn Jahren für Buchungsbelege.

### Darf ich Papierverträge nach dem Scannen vernichten?

Für die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung genügt ein ordnungsgemäßer Scan, der bildlich übereinstimmt und während der Frist lesbar bleibt. Als Beweismittel ist das unterschriebene Original aber stärker. Bewahren Sie deshalb wichtige Verträge, besonders solche mit gesetzlicher Schriftform, zusätzlich im Original auf.

### Muss ich auch E-Mails mit Vertragsbezug aufbewahren?

Ja, wenn sie ein Handelsgeschäft betreffen, sind sie Handelsbriefe — etwa eine per E-Mail erklärte Kündigung oder die Bestätigung einer Preisanpassung. Elektronisch empfangene Unterlagen sind in ihrer elektronischen Form aufzubewahren; ein Ausdruck allein genügt steuerlich in der Regel nicht.

### Was passiert, wenn ich Verträge zu früh vernichte?

Steuerlich kann das Finanzamt Besteuerungsgrundlagen schätzen, wenn Unterlagen fehlen, und handelsrechtlich ist die Buchführung dann nicht mehr ordnungsgemäß. Zivilrechtlich fehlt im Streitfall das Beweismittel. Archivieren ist deshalb fast immer die bessere Wahl als Löschen.

## Quellen und Rechtsstand

- [§ 257 HGB](https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html) — Aufbewahrung von Unterlagen, Fristen 10/8/6 Jahre, Beginn mit Schluss des Kalenderjahres
- [§ 147 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html) — Steuerliche Aufbewahrung, Ablaufhemmung bis zum Ende der Festsetzungsfrist
- [§ 199 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__199.html) — Beginn der regelmäßigen Verjährung und Höchstfristen
- [§ 634a BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__634a.html) — Verjährung der Mängelansprüche beim Werkvertrag
- [Art. 17 DSGVO](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679) — Recht auf Löschung und Ausnahme für rechtliche Aufbewahrungspflichten (Abs. 3 lit. b)

## Weiterführende Seiten

- [Vertragsverwaltung und DSGVO](https://vertragsmanagement.io/ratgeber/vertragsverwaltung-dsgvo)
- [Kündigung richtig zustellen](https://vertragsmanagement.io/ratgeber/kuendigung-zustellen)
- [Vertragsmanagement-Software für KMU](https://vertragsmanagement.io/ratgeber/vertragsmanagement-software-kmu)
- [Begriffe im Vertragsmanagement](https://vertragsmanagement.io/ratgeber/vertragsmanagement-glossar)

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