# Vertragsliste in Excel anlegen: Spalten, Formeln und die Grenzen der Tabelle

Quelle: https://vertragsmanagement.io/ratgeber/vertragsverwaltung-excel-vorlage

Stand: 2026-10-15

Die Excel-Liste ist in vielen Betrieben der erste Schritt zur geordneten Vertragsverwaltung — und oft ein guter. Diese Seite beschreibt eine Vorlage mit 21 Spalten, die Formeln für Kündigungsstichtag und Warnfarben und die Rechenfalle bei Monatsenden. Sie zeigt auch ehrlich, an welcher Stelle eine Tabelle an ihre Grenzen kommt.

## Kurzantwort

Für eine Vertragsverwaltung in Excel reicht eine Tabelle mit einer Zeile je Vertrag und Spalten für Vertragspartner, Laufzeitende, Kündigungsfrist in Monaten, automatische Verlängerung, Kündigungsstichtag, Betrag und Verantwortlichen. Den Stichtag berechnen Sie mit =WENN(H2=MONATSENDE(H2;0);MONATSENDE(H2;-J2);EDATUM(H2;-J2)), damit Monatsenden richtig zurückgerechnet werden. Die Grenze der Tabelle: Sie rechnet, aber sie erinnert niemanden von selbst.

## Grundregeln für eine Vertragsliste, die rechnen kann

- Eine Zeile je Vertrag, keine verbundenen Zellen, keine Leerzeilen als Trenner.
- Daten als echtes Datum im Format TT.MM.JJJJ, nicht als Text wie „Ende März“.
- Kündigungsfrist und Verlängerung als ganze Zahl in Monaten; den Originalwortlaut in einer eigenen Spalte.
- Ja-oder-nein-Spalten nur mit „ja“ oder „nein“ füllen, damit Filter und Formeln greifen.
- Den Bereich über „Als Tabelle formatieren“ anlegen — Formeln und Formate wachsen dann mit jeder neuen Zeile mit.
- Beträge netto und je Zahlungsintervall erfassen; den Jahreswert rechnet eine Formel.

## Die Spalten der Vorlage

Vertragsliste mit 21 Spalten — die Überschriften entsprechen dem CSV-Import von vertragsmanagement.io

| Spalte | Überschrift | Inhalt und Beispiel |
| --- | --- | --- |
| A | Titel | Wartung Klimaanlage Halle 2 |
| B | Vertragspartner | Muster Kältetechnik GmbH |
| C | Rolle | Dienstleister, Vermieter, Versicherer |
| D | Vertragsnummer | WV-2024-118 |
| E | Kategorie | Miete, Leasing, Versicherung, Wartung, Software / SaaS, Energie … |
| F | Status | Aktiv, In Prüfung, Gekündigt, Ausgelaufen |
| G | Vertragsbeginn | 01.04.2024 |
| H | Laufzeitende | 31.03.2027 — leer bei unbefristeten Verträgen |
| I | Unbefristet | ja oder nein |
| J | Kündigungsfrist (Monate) | 3 |
| K | Automatische Verlängerung | ja oder nein |
| L | Verlängerung (Monate) | 12 |
| M | Kündigungsstichtag | Formel, siehe unten |
| N | Betrag je Intervall (EUR) | 380,00 |
| O | Zahlungsintervall | Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich, Jährlich, Einmalig |
| P | Richtung | Ausgabe oder Einnahme |
| Q | Verantwortlich | Name oder Funktionspostfach |
| R | Notizen | Preisanpassung jährlich zum 01.04. |
| S | Kündigungsfrist (Wortlaut) | drei Monate zum Ende der jeweiligen Laufzeit |
| T | Verlängerung (Wortlaut) | verlängert sich jeweils um zwölf Monate |
| U | Währung | EUR |

## Formeln für Stichtag, Restlaufzeit und Warnfarben

Kündigungsstichtag in M2: =WENN(H2=MONATSENDE(H2;0);MONATSENDE(H2;-J2);EDATUM(H2;-J2)). Die Formel prüft, ob das Laufzeitende ein Monatsletzter ist, und rechnet dann von Monatsende zu Monatsende zurück; sonst zieht sie die Monate tagesgenau ab. Für leere Zeilen setzen Sie ein WENNFEHLER davor.

Restlaufzeit bis zum Stichtag in einer Hilfsspalte V2: =M2-HEUTE(), als Zahl formatiert. Daraus lassen sich über „Bedingte Formatierung → Formel zur Ermittlung“ drei Warnstufen bauen: =UND($V2\>=0;$V2\<=30) in Rot, =UND($V2\>30;$V2\<=60) in Gelb, und =WOCHENTAG($M2;2)\>5 als Rahmen für Stichtage, die auf einen Samstag oder Sonntag fallen. Ein Stichtag am Wochenende verschiebt sich rechtlich nicht — die Markierung erinnert daran, früher zuzustellen.

Jahreswert in einer weiteren Hilfsspalte: Betrag je Intervall mal Zahl der Zahlungen im Jahr — 12 bei monatlicher, 4 bei quartalsweiser, 2 bei halbjährlicher und 1 bei jährlicher Zahlung. Eine Pivot-Tabelle über Kategorie und Jahreswert zeigt dann, was Miete, Versicherungen und Software zusammen kosten.

## Die Monatsende-Falle bei EDATUM

EDATUM zieht Monate tagesgenau ab und kürzt nur, wenn der Tag im Zielmonat fehlt. EDATUM(30.06.2027;-3) ergibt deshalb den 30.03.2027. Rechtlich endet eine Dreimonatsfrist, die am 31.03.2027 durch Zugang ausgelöst wird, aber genau am 30.06.2027 (§ 188 Abs. 3 BGB) — der letzte Zugangstag ist also der 31.03.2027, einen Tag später als von EDATUM gezeigt. Dieser Fehler ist harmlos, weil er zu früh warnt, macht aber jede Liste ungenau.

Umgekehrt beim Fortschreiben nach einer Verlängerung: EDATUM(28.02.2027;12) liefert den 28.02.2028, obwohl ein Vertrag, der jeweils zum Monatsende läuft, im Schaltjahr erst am 29.02.2028 endet. MONATSENDE(28.02.2027;12) gibt das richtige Ergebnis. Faustregel: Endet der Vertrag an einem Monatsletzten, rechnen Sie mit MONATSENDE, sonst mit EDATUM.

## Pflege: wer die Liste aktuell hält

- Eine Person ist für die Liste verantwortlich; neue Verträge gehen über ihren Tisch, bevor sie abgelegt werden.
- Einmal im Monat filtern Sie auf Stichtage der nächsten 90 Tage und klären jeden Treffer mit dem Verantwortlichen.
- Nach jeder eingetretenen Verlängerung schreiben Sie das Laufzeitende in Spalte H fort, sonst zeigt die Formel einen vergangenen Stichtag.
- Bei unbefristeten Verträgen tragen Sie den nächsten möglichen Kündigungstermin von Hand ein und aktualisieren ihn nach Ablauf.
- Spalte R hält fest, wo das Original liegt, damit niemand die Liste mit dem Vertrag verwechselt.

## Wo die Tabelle an ihre Grenzen kommt

Excel erinnert niemanden von selbst. Der Stichtag ist richtig berechnet, aber er bleibt unsichtbar, bis jemand die Datei öffnet — und genau daran scheitern die meisten Listen, besonders in Urlaubszeiten oder nach einem Personalwechsel. Kalendereinträge helfen, müssen aber für jede Frist und nach jeder Verlängerung neu angelegt werden.

Weitere Grenzen zeigen sich mit wachsendem Bestand: Mehrere Bearbeiter erzeugen Dateiversionen, Änderungen sind nicht nachvollziehbar, unbefristete Verträge brauchen Handarbeit, und die Zugriffsrechte gelten nur für die ganze Datei. Wenn die Liste personenbezogene Angaben enthält, etwa Ansprechpartner oder Vermieter als Privatpersonen, muss auch der Speicherort zum Datenschutzkonzept passen.

## Von der Tabelle zu vertragsmanagement.io

- CSV mit Semikolon, Komma oder Tabulator; Daten als TT.MM.JJJJ; Beträge mit Komma
- Kategorie, Status und Zahlungsintervall mit den Bezeichnungen aus der Vorlage
- Kündigungsfrist und Verlängerung als ganze Monate; Wochenfristen bleiben im Wortlaut
- Die Spalte Jahreswert wird nicht übernommen, sondern aus Betrag und Intervall errechnet

Wer seine Liste mit den Überschriften der Spalten A bis U führt, kann sie später ohne Zuordnungsarbeit in vertragsmanagement.io übernehmen: Die Spalten werden anhand der Überschriften automatisch erkannt, jede Zeile erscheint vorab in einer Vorschau, und Zeilen mit unklaren Angaben werden mit Grund benannt statt still übersprungen. Übernommen wird nur, was fehlerfrei ist. Danach berechnet die Software die Stichtage, schreibt sie bei Verlängerung fort und erinnert den Verantwortlichen.

## Häufige Fragen

### Gibt es eine kostenlose Excel-Vorlage für die Vertragsverwaltung?

Die Spaltenliste auf dieser Seite ist eine vollständige Vorlage: Legen Sie die 21 Überschriften in einer leeren Arbeitsmappe an, formatieren Sie den Bereich als Tabelle und tragen Sie die Formel für den Stichtag in Spalte M ein. Das dauert wenige Minuten und kostet nichts.

### Wie berechne ich in Excel den Kündigungsstichtag?

Mit =WENN(H2=MONATSENDE(H2;0);MONATSENDE(H2;-J2);EDATUM(H2;-J2)), wobei H das Laufzeitende und J die Kündigungsfrist in Monaten enthält. Die Unterscheidung nach Monatsende verhindert, dass aus dem 30.06. bei drei Monaten der 30.03. statt des 31.03. wird.

### Kann Excel mich an Kündigungsfristen erinnern?

Nicht von selbst. Excel kann Fristen farbig markieren, aber nur, wenn jemand die Datei öffnet. Erinnerungen per E-Mail oder Kalender müssen Sie zusätzlich anlegen und nach jeder Verlängerung erneuern.

### Wie markiere ich ablaufende Fristen farbig?

Legen Sie eine Hilfsspalte mit =M2-HEUTE() an und nutzen Sie die bedingte Formatierung mit einer Formel, etwa =UND($V2\>=0;$V2\<=30) für Rot und =UND($V2\>30;$V2\<=60) für Gelb. Eine dritte Regel mit =WOCHENTAG($M2;2)\>5 hebt Stichtage am Wochenende hervor.

### Wann sollte ich von Excel auf eine Software umsteigen?

Spätestens dann, wenn ein Stichtag verpasst wurde, mehrere Personen die Liste pflegen, mehrere Gesellschaften im Spiel sind oder sich Verträge regelmäßig automatisch verlängern. Eine sauber geführte Liste ist dann kein verlorener Aufwand, sondern die Grundlage für den Import.

## Quellen und Rechtsstand

- [§ 187 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__187.html) — Fristbeginn — der Zugangstag zählt nicht mit
- [§ 188 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__188.html) — Fristende, Abs. 3: fehlender Tag im letzten Monat
- [§ 192 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__192.html) — Anfang, Mitte und Ende des Monats

## Weiterführende Seiten

- [Kündigungsfrist berechnen](https://vertragsmanagement.io/ratgeber/kuendigungsfrist-berechnen)
- [Fristenkalender für Verträge](https://vertragsmanagement.io/ratgeber/fristenkalender-vertraege)
- [Vertragsmanagement-Software für KMU](https://vertragsmanagement.io/ratgeber/vertragsmanagement-software-kmu)
- [Vertragsverwaltung und DSGVO](https://vertragsmanagement.io/ratgeber/vertragsverwaltung-dsgvo)

## Ihre Liste übernehmen und Fristen überwachen lassen

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