Wer braucht eine Bilanz – und damit Bilanzsoftware?
Die Pflicht zur Bilanz hängt an Rechtsform und Größe, nicht an der Software.
Jeder Kaufmann hat zum Schluss des Geschäftsjahres eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen (§ 242 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 HGB). Kapitalgesellschaften – GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG, SE, KGaA – und die eG sind damit immer bilanzierungspflichtig, unabhängig von Umsatz und Gewinn; ihre gesetzlichen Vertreter erweitern den Abschluss nach § 264 Abs. 1 Satz 1 HGB um einen Anhang und stellen einen Lagebericht auf, kleine Gesellschaften ohne Lagebericht (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB).
Einzelkaufleute sind befreit, solange sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800.000 € Umsatzerlöse und 80.000 € Jahresüberschuss erreichen (§ 241a Satz 1 HGB); steuerlich zieht § 141 Abs. 1 Satz 1 AO dieselben Grenzen für Gewerbetreibende. Darunter genügt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung; darüber – oder als Kapitalgesellschaft – braucht es eine Bilanz, und damit entweder einen Steuerberater oder eine Software, mit der das Unternehmen sie selbst aufstellt. Den Unterschied der beiden Gewinnermittlungen erklärt Bilanz oder EÜR.
Drei Kategorien: Buchhaltungssoftware mit Bilanzfunktion, Abschluss-Software, Kanzlei-Software
Derselbe Begriff, drei verschiedene Produkte – der wichtigste Unterschied ist, wer am Ende den Abschluss aufstellt.
| Kategorie | Beispiele | Was sie liefert | Was außerhalb liegt | Preis (Anbieterangaben, 1.9.2026) |
|---|---|---|---|---|
| Buchhaltungssoftware mit Bilanzfunktion | Lexware Office, sevDesk | laufende Buchhaltung, Belege, Rechnungen, UStVA; GuV- und EÜR-Berichte, Summen- und Saldenliste | Lexware Office: kein Anhang, keine Offenlegungsdatei; sevDesk: Jahresabschluss über das Steuerberaterportal; E-Bilanz nicht im Programm | Lexware Office S 7,90 / M 12,90 / L 21,90 / XL 32,90 €/Monat netto; sevDesk Kostenlos 0 / Rechnung 8,90 / Buchhaltung 19,90 / Buchhaltung Pro 27,90 €/Monat bei 24 Monaten; Aktionspreise zeitweise niedriger |
| Abschluss-Software für Unternehmen (Self-Service) | Steuernaut, Mika, Jahresabschluss.io; wahlweise mit Steuerberaterprüfung: OnlineBilanz | Bilanz und GuV in HGB-Gliederung, je nach Anbieter Anhang, Lagebericht, E-Bilanz, Steuererklärungen, Offenlegungsdatei | Steuerberatung und Berufsträger-Freigabe (außer OnlineBilanz); Abschlussprüfung | Steuernaut 150 € je Geschäftsjahr bis 31.12.2026, danach 300 € (UG/GmbH); Mika ab 600 €; Jahresabschluss.io erster Abschluss gratis, danach 250 bis 5.000 € je Größenklasse; OnlineBilanz ab 499,95 € netto je Geschäftsjahr |
| Kanzlei-Software | nur über Steuerberater-Kanzleien | vollständiger Abschluss, E-Bilanz, Steuererklärungen, Offenlegung – erstellt und verantwortet von der Kanzlei | direkter Zugang für Unternehmen | auf Anfrage; dazu Honorar nach § 35 StBVV |
Angaben zu Drittanbietern aus deren Preis- und Produktseiten am 5. Oktober 2026, ohne eigenen Test; Jahresabschluss.io ist Herausgeber dieser Seite und selbst Anbieter. Die vollständige Gegenüberstellung mit elf Anbietern steht im Jahresabschluss-Software-Vergleich 2026.
Buchhaltungssoftware endet bei der Saldenliste – das ist keine Schwäche, sondern ihr Zweck. Die Bilanz mit Anhang entsteht aus dieser Liste in der zweiten oder dritten Kategorie. Wer beides in einem Datenbestand will, braucht eine Abschluss-Software, die entweder die Saldenliste einliest oder die Buchhaltung selbst mitbringt.
Woran Sie gute Bilanzsoftware erkennen
Neun Kriterien mit der Norm, aus der sie folgen – so lässt sich jedes Produkt nachprüfen.
| Kriterium | Woran Sie es erkennen | Norm |
|---|---|---|
| HGB-Gliederung | Bilanz und GuV entstehen automatisch in der vorgeschriebenen Gliederung, wahlweise nach Gesamtkosten- oder Umsatzkostenverfahren | § 266 Abs. 2 und 3 HGB, § 275 Abs. 2 und 3 HGB |
| Größenklasse | Die Software stuft nach Bilanzsumme, Umsatzerlösen und Arbeitnehmern ein – zwei von drei Merkmalen an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen – und wendet die Erleichterungen an | § 267 Abs. 1 bis 3, Abs. 4 Satz 1 HGB, § 267a Abs. 1 HGB |
| Anhang | Der Anhang wird erstellt, passend zur Größenklasse; Kleinstkapitalgesellschaften können ihn durch Angaben unter der Bilanz ersetzen | §§ 284 bis 288 HGB; § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB |
| Lagebericht | Ab mittelgroß Pflicht; kleine Gesellschaften sind befreit | § 289 Abs. 1 HGB; § 264 Abs. 1 Satz 4 HGB |
| Vorjahresspalte | Jeder Posten trägt den Vorjahresbetrag; die Software übernimmt den Vorjahresabschluss | § 265 Abs. 2 Satz 1 HGB |
| E-Bilanz | Erzeugung und Übermittlung des amtlichen Datensatzes an die Finanzverwaltung, ab Wirtschaftsjahr 2025 mit Kontennachweis | § 5b Abs. 1 Satz 1 EStG |
| Offenlegung | Einreichungsdatei für das Unternehmensregister binnen zwölf Monaten; Kleinst hinterlegt statt offenzulegen | § 325 Abs. 1 Satz 1, Abs. 1a Satz 1 HGB; § 326 Abs. 2 HGB |
| Unveränderbarkeit | Festgestellte Zahlen lassen sich nicht still ändern; Änderungen bleiben nachvollziehbar | § 239 Abs. 3 Satz 1 HGB; § 146 Abs. 4 Satz 1 AO |
| Datenimport und -export | Saldenliste als CSV, Excel oder PDF hinein; Abschluss als PDF und XML heraus – ohne Wechsel des Buchhaltungsprogramms | kein Gesetz, aber die Frage nach den Ausstiegskosten |
Ihr nächster Schritt: Jahresabschluss
Bilanz mit KI erstellen – erster Abschluss gratis
Saldenliste hochladen, HGB-Konten zuordnen und Bilanz, GuV, Anhang sowie nötigen Lagebericht in einem geführten Ablauf erstellen. Registrierung kostenlos und ohne Zahlungsdaten. Der erste Jahresabschluss je Arbeitsbereich ist kostenlos.
Wie KI die Bilanz aus der Saldenliste erstellt
Die Arbeit beim Bilanzieren steckt im Zuordnen und Formulieren, nicht im Rechnen.
Eine Summen- und Saldenliste hat je nach Betrieb hundert bis mehrere hundert Konten. Der erste Schritt jeder Bilanzsoftware ist, jedes Konto einem Posten nach § 266 HGB oder § 275 HGB zuzuordnen – für SKR03 und SKR04 weitgehend regelbasiert, für individuelle Konten eine Ermessensfrage. KI-gestützte Software schlägt die Zuordnung auch für unbekannte Kontenbezeichnungen vor; jede Zuordnung bleibt sichtbar und lässt sich ändern, bestätigte Zuordnungen werden ins Folgejahr übernommen.
Der zweite Schritt sind die Texte: Anhang und Lagebericht entstehen aus den tatsächlichen Zahlen des Abschlusses und den Antworten auf Fragen zur Gesellschaft, nicht aus Blankovorlagen. Was die Daten nicht hergeben – etwa eine Haftungsverhältnis-Angabe nach § 251 Satz 1 HGB –, wird als Lücke markiert, nicht erfunden. Der dritte Schritt sind Prüfungen: Aktiva gleich Passiva, Ergebnis der GuV gleich Jahresüberschuss in der Bilanz, Pflichtbestandteile der Größenklasse vorhanden, Vorjahresspalte vollständig.
So arbeitet Jahresabschluss.io: Saldenliste hochladen (CSV, Excel, PDF), Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht als Entwurf prüfen, freigeben; daraus entstehen die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister (XML/XBRL und PDF) und für 20 € je Wirtschaftsjahr die E-Bilanz direkt über ELSTER. Der erste Abschluss je Arbeitsbereich ist gratis, danach kostet ein Abschluss 250 € (kleinst), 500 € (klein), 2.500 € (mittelgroß) oder 5.000 € (groß); e.K., OHG, KG, GbR und PartG im einfachen Regime 250 €. Kein Abo. Anleitung Schritt für Schritt: Jahresabschluss erstellen.
Was Jahresabschluss.io nicht bietet: Steuerberatung, Freigabe durch Berufsträger und Abschlussprüfung; die E-Bilanz ist für die KGaA derzeit gesperrt; an das Unternehmensregister wird nicht direkt übermittelt, die Software erzeugt die Einreichungsdatei. Die Verantwortung für die Aufstellung bleibt bei den gesetzlichen Vertretern (§ 264 Abs. 1 Satz 1 HGB), die den Abschluss nach § 245 HGB unterzeichnen.
Bilanzsoftware oder Steuerberater?
Software ersetzt Arbeit, nicht Verantwortung – und beides lässt sich kombinieren.
Eine kleine GmbH oder UG mit übersichtlichen Geschäftsvorfällen und eigener Buchhaltung kann den Abschluss mit Bilanzsoftware selbst aufstellen; einen Steuerberater schreibt das Gesetz dafür nicht vor. Sinnvoll bleibt er, wenn die Gesellschaft prüfungspflichtig ist (§ 316 Abs. 1 Satz 1 HGB, ab mittelgroß), wenn Bilanzierungsentscheidungen Ermessen verlangen – Rückstellungen, Herstellungskosten, Aktivierungswahlrechte – oder wenn die Geschäftsführung nicht unterschreiben will, ohne dass ein Berufsträger den Abschluss gesehen hat. Sein Honorar für Bilanz und GuV folgt aus § 35 Abs. 1 Nr. 1 StBVV: 10/10 bis 40/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle B, Mittelgebühr 25/10, bemessen am Gegenstandswert. Was das in Euro heißt, rechnet Jahresabschluss-Kosten vor; die Abwägung im Detail steht unter Software oder Steuerberater.
Methodik
Stand: 5. Oktober 2026. Die Angaben zu Steuernaut und Mika wurden am 30. Oktober 2026 neu abgerufen. Angaben zu Drittanbietern stammen ausschließlich aus deren öffentlichen Preis- und Produktseiten an diesem Tag (lexware.de, sevdesk.de, steuernaut.de, getmika.de, onlinebilanz.de); die Produkte wurden nicht getestet. Herausgeber ist Jahresabschluss.io (MLR Ventures GmbH, Berlin) – ein Anbieter, der selbst in der Kategorie steht. Genannte Marken gehören ihren Inhabern; es besteht keine geschäftliche Verbindung. Normzitate nach dem Stand auf gesetze-im-internet.de.
Quellen und nächster Schritt
Stand: September 2026
- § 242 HGB – Pflicht zur Aufstellung
- § 241a HGB – Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Bilanzierung
- § 264 HGB – Pflicht zur Aufstellung; Anhang und Lagebericht
- § 266 HGB – Gliederung der Bilanz; § 275 HGB – Gliederung der GuV
- § 267 HGB – Größenklassen; § 267a HGB – Kleinstkapitalgesellschaften
- § 325 HGB – Offenlegung; § 326 HGB – Erleichterungen
- § 5b EStG – Elektronische Übermittlung von Bilanzen
- § 141 AO – Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger
- § 35 StBVV – Abschlussarbeiten
- Preis- und Produktseiten der Anbieter, abgerufen am 5. Oktober 2026: lexware.de, sevdesk.de, steuernaut.de, getmika.de, onlinebilanz.de
- Produktfakten Jahresabschluss.io: jahresabschluss.io/product-facts.json (Stand 22. September 2026)
Nächster Schritt: Bilanz mit Jahresabschluss.io erstellen – Saldenliste hochladen, Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht als Entwurf prüfen; der erste Abschluss je Arbeitsbereich ist gratis. Keine Steuerberatung, keine Abschlussprüfung.
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