Buchhaltungssoftware auswählen: 25 Kriterien, auf die es ankommt

Vor der Checkliste: drei Fragen, die die Auswahl eingrenzen

Eine Checkliste wird erst nützlich, wenn klar ist, wofür die Software gebraucht wird. Diese drei Fragen klären das in wenigen Minuten.

Erstens: Müssen Sie bilanzieren, oder genügt die Einnahmenüberschussrechnung? GmbH, UG und Personenhandelsgesellschaften brauchen doppelte Buchführung mit Bilanzkonten, offenen Posten und einem Weg zum Jahresabschluss. Freiberufler und kleine Gewerbetreibende ohne Buchführungspflicht kommen mit einer EÜR-Software aus. Diese Frage entscheidet über einen großen Teil der Kriterien. Wer hier falsch wählt, wechselt später unter Zeitdruck – meist kurz vor dem ersten Jahresabschluss, wenn Bilanzkonten fehlen.

Zweitens: Wer arbeitet mit der Software? Buchen Sie allein, mit Mitarbeitenden oder gemeinsam mit einer Kanzlei? Davon hängt ab, wie wichtig Rollen, Freigaben, ein Zugang für den Steuerberater und ein Export im Kanzlei Software-Format sind. Drittens: Wie groß ist das Volumen? Zählen Sie die Belege eines typischen Monats, die Bankkonten, Kreditkarten und Zahlungsdienstleister sowie die Ausgangsrechnungen. Diese Zahlen brauchen Sie später für die Kostenrechnung und für den Testplan.

Die 25 Kriterien im Überblick

Jedes Kriterium ist so formuliert, dass Sie es in einer Testphase selbst prüfen können – nicht nur auf der Website des Anbieters nachlesen.

Rechtliche Kriterien: was die GoBD wirklich verlangen

Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums – das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025. Sie beschreiben Anforderungen an Ihre Buchführung, nicht an ein Produkt.

Eine amtliche Abnahme von Buchhaltungssoftware durch die Finanzverwaltung gibt es nicht. Verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit ist allein der Steuerpflichtige, auch wenn er Aufgaben an Dienstleister auslagert (GoBD Rz. 21). Eine Software kann die Anforderungen deshalb nur unterstützen; ob Ihre Buchführung ordnungsgemäß ist, hängt auch davon ab, wie Sie sie einsetzen. Lesen Sie Werbeaussagen zur GoBD als Hinweis auf vorhandene Funktionen, die Sie in der Testphase nachprüfen.

Prüfbar sind vor allem drei Eigenschaften. Unveränderbarkeit: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 58 und 107 ff.) – in der Praxis über Festschreibung, Storno und Protokoll. Zeitgerechte Erfassung: Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten, die Erfassung unbarer Vorgänge innerhalb von zehn Tagen gilt als unbedenklich (GoBD Rz. 47 und 48). Nachvollziehbarkeit: Jeder Beleg muss eindeutig einer Buchung zugeordnet werden können, in beide Prüfrichtungen (GoBD Rz. 71 und 72).

Dazu kommt die Verfahrensdokumentation (GoBD Rz. 151 ff.). Sie beschreibt, wie Belege in Ihr Unternehmen gelangen, wie sie erfasst, gebucht und aufbewahrt werden und welche Kontrollen es gibt, und besteht in der Regel aus allgemeiner Beschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation (Rz. 153). Auch Buchungsregeln und Automatik-Einstellungen Ihrer Software gehören hinein. Ein Anbieter, der seine Abläufe nachvollziehbar beschreibt, erleichtert Ihnen diese Arbeit erheblich.

E-Rechnung als Pflichtkriterium

Seit 2025 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen der gesetzliche Regelfall. Eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD nicht strukturiert liest, fällt deshalb durch.

Für die Auswahl heißt das: Die Software muss E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD strukturiert einlesen, die Daten ohne Abtippen übernehmen und die XML-Datei unverändert aufbewahren. Bei E-Rechnungen genügt die Aufbewahrung des strukturierten Teils; die Bilddatei einer hybriden Rechnung muss nur zusätzlich aufbewahrt werden, wenn sie weitere steuerlich relevante Angaben wie Buchungsvermerke enthält (GoBD Rz. 119 und 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025).

Ab 2027 bzw. 2028 kommt die Ausstellung dazu. Prüfen Sie deshalb auch, ob Sie Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen können, mit lückenlosen Nummernkreisen und allen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Testen Sie in der Testphase mindestens eine eingehende E-Rechnung und eine selbst erstellte Ausgangsrechnung, und sehen Sie sich an, welche Datei die Software tatsächlich aufbewahrt.

Testplan für eine Testphase von sieben Tagen

Ein Tag pro Bereich genügt, wenn Sie mit echten Daten arbeiten. Planen Sie dafür etwa eine Stunde täglich ein und halten Sie Ihre Beobachtungen in der Checkliste fest.

• 1. Tag 1 – Grundlagen: Gesellschaft anlegen, Kontenrahmen wählen, letzte Saldenliste oder Eröffnungsbilanz übernehmen und prüfen, ob die Summen stimmen.
• 2. Tag 2 – Bank: Hauptkonto per Abruf anbinden, einen Vormonat per CAMT- oder MT940-Datei importieren und den Saldo mit dem Auszug abstimmen.
• 3. Tag 3 – Belege: die Eingangsbelege eines echten Monats einreichen, per Foto, E-Mail und Datei, darunter mindestens eine E-Rechnung und eine absichtliche Dublette.
• 4. Tag 4 – Buchen: Vorschläge prüfen, zehn Belege bewusst kontrollieren, eine Buchungsregel anlegen und eine Buchung stornieren.
• 5. Tag 5 – Rechnungen und offene Posten: zwei Ausgangsrechnungen schreiben, eine Teilzahlung und eine Sammelzahlung zuordnen lassen.
• 6. Tag 6 – Umsatzsteuer und Berichte: Voranmeldung für den Testmonat berechnen, mit den Konten vergleichen, BWA und Saldenliste erzeugen.
• 7. Tag 7 – Ausstieg und Entscheidung: GoBD-Export und Export im Kanzlei Software-Format ziehen, Kriterien bewerten und vor Ablauf der Testphase entscheiden.

Gewichten statt abhaken: so werten Sie die Kriterien aus

Nicht jedes Kriterium ist gleich wichtig. Trennen Sie Ausschlusskriterien von Kriterien, die Sie nach Ihrem Bedarf gewichten.

• Ausschlusskriterium Unveränderbarkeit: Ohne Festschreibung, Storno und Änderungsprotokoll ist eine Software für die Buchführung ungeeignet.
• Ausschlusskriterium Datenexport: Ohne vollständigen, maschinell auswertbaren Export mit Belegen können Sie die Aufbewahrungspflicht nach einer Kündigung kaum erfüllen.
• Ausschlusskriterium E-Rechnung: Ohne strukturiertes Lesen von XRechnung und ZUGFeRD fehlt eine Funktion, die seit 2025 jedes Unternehmen braucht.
• Ausschlusskriterium Gewinnermittlung: Eine bilanzierende Gesellschaft braucht doppelte Buchführung; eine reine EÜR-Software scheidet aus.

Bewerten Sie jedes Kriterium mit 0 (nicht erfüllt), 1 (teilweise erfüllt) oder 2 (voll erfüllt) und geben Sie Ihren fünf wichtigsten Kriterien das doppelte Gewicht. Welche das sind, hängt von Ihrem Profil ab: Eine Ein-Personen-GmbH mit wenigen Belegen gewichtet Abschluss und Kosten hoch, ein Online-Händler die Bank- und Zahlungskriterien, ein Unternehmen mit Kanzlei die Zusammenarbeit und den Export. So vergleichen Sie zwei oder drei Kandidaten auf einer Seite.

Die Summe am Ende ist eine Entscheidungshilfe, kein Urteil. Notieren Sie zu jedem Kriterium, was Sie in der Testphase tatsächlich gesehen haben, nicht, was auf der Website steht. Diese Notizen sind später eine gute Grundlage für Ihre Verfahrensdokumentation, weil Sie darin bereits beschreiben, wie Belege erfasst, Buchungen geprüft und Daten gesichert werden. Halten Sie außerdem fest, welche Fragen offen geblieben sind, und stellen Sie sie dem Anbieter vor der Entscheidung schriftlich.

Wie jahresabschluss.io die Kriterien abdeckt

Damit Sie den Testplan gezielt durchgehen können, hier die Funktionen unserer Buchhaltung zu den neun Gruppen.

Rechtliches und Erfassung: Die Buchhaltung arbeitet doppelt auf SKR03 oder SKR04 mit Festschreibung nach Datum, Storno statt Löschen und Änderungsprotokoll. Belege kommen per Hochladen, Handyfoto, eigener E-Mail-Adresse je Gesellschaft oder Google-Drive-Ordner an; XRechnung und ZUGFeRD werden ohne KI strukturiert gelesen, Dubletten gemeldet. Buchungsvorschläge entstehen in fester Reihenfolge: zuerst Ihre eigenen Regeln, dann Geschäftspartner und Historie, dann ein Kontierungslexikon mit 55 Fällen, erst danach ein KI-Modell – jeweils mit Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Begründung und Sicherheit.

Bank, Steuern und Abschluss: Kontoabruf über finAPI für 5 € je aktiver Verbindung und Monat oder kostenlos über Ponto und Qonto Direct, dazu der Import von CSV, MT940 und CAMT; der Zahlungsabgleich erkennt Teil- und Sammelzahlungen. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird aus dem Journal berechnet, je Konto abgeglichen und nach Ihrer Freigabe über ELSTER übermittelt; Dauerfristverlängerung und Zusammenfassende Meldung liegen im Steuer-Modul. Anlagenbuchhaltung, Abgrenzungen und Rückstellungen sind enthalten, die Saldenliste fließt ohne Export in Jahresabschluss und E-Bilanz.

Zusammenarbeit, Ausstieg, Sicherheit und Kosten: Rollen vom Administrator bis zum Portal-Nutzer, Vier-Augen-Freigaben, Zugriff je Gesellschaft, Export im Kanzlei Software-Format und GoBD-Export mit Belegarchiv. Die Daten liegen in EU-Rechenzentren in Irland, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Zwei-Faktor-Anmeldung und ohne KI-Training mit Kundendaten. Die Preise beginnen bei 95 € (Solo) und 125 € (Gesamtpaket) pro Gesellschaft und Monat; getestet wird sieben Tage mit Karte, ohne Kündigung beginnt das Abo am achten Tag.

Häufige Fragen

Welche Kriterien sind bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware am wichtigsten?

Zuerst die Ausschlusskriterien: Die Software muss zu Ihrer Gewinnermittlung passen, Buchungen festschreiben und Änderungen protokollieren, E-Rechnungen strukturiert lesen und alle Daten mit Belegen exportieren können. Danach entscheiden die Kriterien, die zu Ihrem Alltag passen – Bankanbindung und Zahlungsabgleich bei vielen Zahlungen, Rollen und Steuerberaterzugang bei mehreren Beteiligten, Jahresabschluss und E-Bilanz bei Kapitalgesellschaften.

Gibt es ein amtliches GoBD-Siegel für Buchhaltungssoftware?

Nein. Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, die Anforderungen an die Buchführung beschreibt; eine amtliche Abnahme von Software sieht sie nicht vor. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit liegt beim Steuerpflichtigen (GoBD Rz. 21). Prüfberichte unabhängiger Prüfer können ein Hinweis sein, ersetzen aber weder Ihre eigene Verfahrensdokumentation noch den ordnungsgemäßen Einsatz der Software im Alltag.

Wie teste ich eine Buchhaltungssoftware richtig?

Mit echten Daten eines Monats statt mit Beispieldaten: Saldenliste übernehmen, Bankkonto anbinden, alle Eingangsbelege einreichen, Ausgangsrechnungen schreiben, Zahlungen zuordnen, Umsatzsteuer berechnen und am Ende die Daten exportieren. Bauen Sie bewusst Sonderfälle ein, etwa eine Dublette, eine Teilzahlung, eine E-Rechnung und eine Stornobuchung. Notieren Sie, was funktioniert hat, und entscheiden Sie vor Ablauf der Testphase.

Muss eine Buchhaltungssoftware E-Rechnungen können?

Ja. Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln bis 31. Dezember 2026 und für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis 31. Dezember 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Die Software sollte XRechnung und ZUGFeRD strukturiert lesen, die XML-Datei unverändert aufbewahren und spätestens zum Ende der Übergangszeit eigene E-Rechnungen erzeugen können.

Worauf sollte ich beim Datenschutz einer Buchhaltungssoftware achten?

Buchhaltungsdaten enthalten personenbezogene Daten von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden. Achten Sie auf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, einen klar benannten Speicherort, eine Zwei-Faktor-Anmeldung und Rechte je Gesellschaft. Fragen Sie außerdem, ob Ihre Daten zum Training von KI-Modellen verwendet werden. Bei jahresabschluss.io liegen die Daten in EU-Rechenzentren in Irland und werden nicht für KI-Training genutzt.

Wie wichtig ist der Export im Kanzlei Software-Format?

Sehr wichtig, wenn Ihre Kanzlei den Jahresabschluss erstellt oder Ihre Buchungen prüft. Ein Buchungsstapel im Kanzlei Software-Format mit Berater- und Mandantennummer, Festschreibekennzeichen und Personenkonten ist ein verbreitetes Austauschformat zwischen Unternehmen und Kanzleien. Klären Sie vor der Wahl mit Ihrer Kanzlei, welches Format sie übernimmt. Ein solcher Export ist eine Datei, die Sie übergeben – keine direkte Verbindung zwischen zwei Systemen.

Kann ich die Buchhaltungssoftware mitten im Geschäftsjahr wechseln?

Ja, am einfachsten zu einem Monats- oder Quartalsende. Sie übernehmen die Saldenliste zum Wechseltag als Eröffnungswerte und die offenen Posten einzeln, danach importieren Sie die Bankumsätze ab dem Folgetag. Die bisherigen Daten bleiben aufbewahrungspflichtig und müssen nach § 147 Abs. 6 AO auch nach dem Systemwechsel für den Datenzugriff verfügbar sein. Für den Jahresabschluss am einfachsten ist ein Wechsel zum Beginn eines Geschäftsjahres.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in der Fassung vom 14.07.2025 (Amtliches AO-Handbuch, Anhang 33)
• § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften — Abs. 38: Übergangsregeln zur E-Rechnung
• § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge

Die Checkliste mit Ihren eigenen Belegen durchgehen

Testen Sie die Buchhaltung von jahresabschluss.io sieben Tage lang nach diesem Testplan – mit Bankabruf, E-Rechnungen, Umsatzsteuer und Export. Für die Testphase ist eine Karte nötig; ohne Kündigung beginnt das Abo am achten Tag, die Kündigung in der Testphase ist kostenlos.