Buchhaltung als Kleinunternehmer: Was nach § 19 UStG seit 2025 gilt

Die Grenzen seit 2025: 25.000 € und 100.000 €

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten (§ 19 Abs. 2 UStG), Stand: Oktober 2026.

Nach § 19 Abs. 1 UStG sind Ihre Umsätze steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet. Gerechnet wird mit den tatsächlich vereinnahmten Entgelten, also mit Nettobeträgen; Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, etwa der Verkauf des alten Firmenwagens, bleiben außer Ansatz. Bestimmte steuerfreie Umsätze werden ebenfalls herausgerechnet. Maßgeblich ist der Zahlungseingang, nicht das Rechnungsdatum.

Die 100.000-€-Grenze ist seit 2025 eine echte Grenze im laufenden Jahr: Nach den Merkblättern der IHK ist bereits der Umsatz, mit dem sie überschritten wird, nicht mehr steuerfrei; die Umsätze davor bleiben es. Eine Prognose wie früher gibt es nicht mehr. Wer knapp unter der Grenze liegt, sollte die laufende Summe der Zahlungseingänge deshalb monatlich prüfen und vor einem großen Auftrag rechnen, ob dieser die Grenze sprengt.

Was Kleinunternehmer aufzeichnen müssen

Die Umsatzsteuer verlangt weniger, die Einkommensteuer so viel wie bei anderen Selbstständigen.

• Jede Einnahme mit Datum, Betrag und Beleg, etwa Rechnungskopie oder Kassenbeleg.
• Jede Ausgabe mit Originalbeleg; der Bruttobetrag ist Ihr Aufwand, weil kein Vorsteuerabzug möglich ist.
• Eine laufende Summe der vereinnahmten Entgelte, um die 25.000-€- und die 100.000-€-Grenze im Blick zu behalten.
• Empfangene E-Rechnungen im Originalformat, nicht nur als Ausdruck.

§ 65 UStDV ersetzt für Kleinunternehmer die ausführlichen Aufzeichnungspflichten des § 22 UStG durch eine vereinfachte Pflicht: Aufzuzeichnen sind die Werte der erhaltenen Gegenleistungen für Ihre Lieferungen und sonstigen Leistungen sowie bestimmte unentgeltliche Leistungen. Bestehen bleiben die Aufzeichnungen für Sonderfälle nach § 22 Abs. 2 Nr. 4, 7 und 8 UStG – für zu Unrecht ausgewiesene Steuer, für innergemeinschaftliche Erwerbe und für Leistungen, bei denen Sie als Empfänger die Steuer schulden.

Für die Einkommensteuer gelten die normalen Regeln. Als Einzelunternehmer ermitteln Sie den Gewinn in der Regel per Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) und brauchen dafür Belege zu jeder Einnahme und Ausgabe, ein Verzeichnis des Anlagevermögens und bei Bargeschäften tägliche Kassenaufzeichnungen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Im Kanzlei Software-Kontenrahmen 2026 gibt es für Ihre Erlöse ein eigenes Konto „Steuerfreie Erlöse Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG“ (SKR03 8192, SKR04 4184).

Rechnungen ohne Umsatzsteuer: Pflichtangaben nach § 34a UStDV

Für Kleinunternehmer gibt es seit 2025 einen eigenen, kürzeren Katalog an Pflichtangaben.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer nennt § 34a UStDV nicht; für Ordnung und Nachvollziehbarkeit ist sie trotzdem sinnvoll. Weisen Sie niemals Umsatzsteuer aus: Wer Steuer gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c UStG). Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen weiter (§ 33 UStDV). Bewahren Sie von jeder Ausgangsrechnung eine Kopie auf; sie ist der Beleg für Ihre Einnahmen.

E-Rechnung für Kleinunternehmer: empfangen ja, ausstellen nein

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – Kleinunternehmer eingeschlossen.

• Rechnungen an Ihre Kunden: Papier oder PDF bleibt zulässig (§ 34a UStDV).
• Rechnungen an Sie: E-Rechnungen annehmen, lesen und im Originalformat archivieren.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto müssen auch nach einem Wechsel nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.

Das Bundesfinanzministerium stellt in seinen Antworten zur E-Rechnung klar: Kleinunternehmer sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Grundlage der Ausnahme ist § 34a UStDV, nach dem Ihre Rechnung immer als sonstige Rechnung übermittelt werden darf – also auf Papier oder als einfaches PDF. Für den Empfang genügt nach Auffassung des Ministeriums bereits ein E-Mail-Postfach.

Praktisch bedeutet das: Lieferanten dürfen Ihnen XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien schicken, und Sie müssen diese lesen und aufbewahren können. Bewahren Sie die strukturierte Datei auf, nicht nur eine Sichtfassung. Wechseln Sie zur Regelbesteuerung, sind Sie ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Für Umsätze bis Ende 2026 und – bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz – für Umsätze im Jahr 2027 gelten Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG).

Vorsteuer, Voranmeldung, Jahreserklärung: was entfällt und was bleibt

Die Befreiung wirkt in beide Richtungen: keine Umsatzsteuer auf Ihre Umsätze, aber auch kein Vorsteuerabzug.

Weil Ihre Umsätze steuerfrei sind, ist die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen nicht abziehbar (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Gebucht wird deshalb immer der Bruttobetrag als Aufwand. Die Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 UStG finden keine Anwendung (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG): Kleinunternehmer geben grundsätzlich weder Umsatzsteuer-Voranmeldungen noch eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab. Das spart Arbeit, macht Einkäufe mit Umsatzsteuer für Sie aber um den nicht abziehbaren Steuerbetrag teurer.

Zwei Ausnahmen bleiben ausdrücklich bestehen. Das Finanzamt kann eine Erklärung anfordern (§ 149 Abs. 1 Satz 2 AO). Und wer als Leistungsempfänger Steuer schuldet, etwa für bestimmte Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers, muss für diesen Zeitraum eine Voranmeldung und für das Jahr eine Steuererklärung abgeben und die Steuer zahlen (§ 18 Abs. 4a, § 13b Abs. 5 UStG) – ohne sie als Vorsteuer zurückzubekommen. Prüfen Sie deshalb Rechnungen ausländischer Anbieter, die keine Umsatzsteuer ausweisen, besonders sorgfältig.

Schritt für Schritt: die monatliche Buchhaltung als Kleinunternehmer

Ein Rhythmus, der wenig Zeit kostet und die Umsatzgrenze im Blick behält.

• 1. Alle Rechnungen an Kunden mit den Angaben nach § 34a UStDV und ohne Umsatzsteuerausweis schreiben.
• 2. Eingangsrechnungen sammeln, auch E-Rechnungen, und jede Zahlung auf dem Konto einem Beleg zuordnen.
• 3. Bargeld am selben Tag erfassen, falls Sie bar kassieren.
• 4. Am Monatsende die Summe der vereinnahmten Entgelte seit dem 1. Januar prüfen und mit der 100.000-€-Grenze vergleichen.
• 5. Rechnungen ausländischer Anbieter ohne Umsatzsteuer prüfen: Schulden Sie die Steuer als Empfänger, ist für diesen Zeitraum eine Voranmeldung und für das Jahr eine Steuererklärung abzugeben (§ 18 Abs. 4a UStG).
• 6. Private und betriebliche Zahlungen trennen und Entnahmen sowie Einlagen erfassen.
• 7. Zum Jahresende: Vorjahresumsatz für die 25.000-€-Grenze feststellen, Anlagenverzeichnis prüfen, Anlage EÜR erstellen.

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung verlassen

Der Wechsel kann mitten im Jahr passieren – dann ändern sich Rechnungen und Buchhaltung sofort.

Bei Anlagegütern, die Sie als Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug angeschafft haben, kann nach dem Wechsel eine Berichtigung des Vorsteuerabzugs in Betracht kommen (§ 15a UStG). Ob und in welcher Höhe sich das lohnt, ist eine Einzelfallfrage, die Sie mit einem Steuerberater klären sollten. Passen Sie außerdem Rechnungsvorlagen, Erlöskonten und gegebenenfalls Ihre Preise an: Ab dem Wechsel kommt die Umsatzsteuer auf den Nettopreis hinzu oder steckt in einem unveränderten Bruttopreis.

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Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer eine Buchhaltung führen?

Ja. Die Kleinunternehmerregelung befreit nur von der Umsatzsteuer, nicht von Aufzeichnungen. Umsatzsteuerlich zeichnen Sie die erhaltenen Entgelte auf (§ 65 UStDV), für die Einkommensteuer ermitteln Sie den Gewinn in der Regel per Einnahmenüberschussrechnung mit Belegen zu jeder Einnahme und Ausgabe. Belege sind acht Jahre, Aufzeichnungen zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO).

Welcher Hinweis muss auf die Rechnung eines Kleinunternehmers?

§ 34a UStDV verlangt den Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Eine mögliche Formulierung ist „Steuerfrei nach § 19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmerregelung)“. Dazu kommen Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt in einer Summe.

Was passiert, wenn ich im laufenden Jahr mehr als 100.000 € Umsatz mache?

Seit 2025 endet die Kleinunternehmerregelung sofort. Nach den Merkblättern der IHK ist bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, steuerpflichtig; frühere Umsätze bleiben steuerfrei. Ab diesem Zeitpunkt schreiben Sie Rechnungen mit Umsatzsteuer, geben Voranmeldungen ab und dürfen Vorsteuer abziehen. Im Folgejahr sind Sie ohnehin Regelbesteuerer, weil der Vorjahresumsatz über 25.000 € lag.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder als PDF. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 können; dafür genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Wechseln Sie zur Regelbesteuerung, gilt ab dann auch für Sie die Pflicht zur Ausstellung, mit den Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG.

Muss ein Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Grundsätzlich nicht. § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG schließt die Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 UStG für Kleinunternehmer aus. Das Finanzamt kann eine Erklärung aber anfordern (§ 149 Abs. 1 Satz 2 AO). Schulden Sie als Leistungsempfänger Steuer, etwa nach § 13b UStG, müssen Sie für diesen Zeitraum eine Voranmeldung abgeben (§ 18 Abs. 4a UStG).

Kann ein Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?

Nein. Weil Kleinunternehmer steuerfreie Umsätze ausführen, ist die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen nach § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG vom Abzug ausgeschlossen. In der Buchhaltung erfassen Sie Ausgaben deshalb mit dem Bruttobetrag. Erst nach einem Wechsel zur Regelbesteuerung ist der Vorsteuerabzug möglich; für zuvor angeschaffte Anlagegüter kann eine Berichtigung nach § 15a UStG in Betracht kommen.

Kann auch eine GmbH oder UG Kleinunternehmer sein?

Ja. § 19 UStG knüpft nicht an die Rechtsform an, sondern an den Gesamtumsatz. Auch eine GmbH oder UG kann die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn sie die Grenzen einhält. An ihrer Buchführungspflicht ändert das nichts: Sie bucht weiter doppelt, erstellt einen Jahresabschluss und übermittelt die E-Bilanz – nur ohne Umsatzsteuer auf ihre Umsätze.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer
• § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
• § 65 UStDV – Aufzeichnungspflichten der Kleinunternehmer
• BMF – Fragen und Antworten zur E-Rechnung — Frage 4 und 12: Kleinunternehmer und Empfang
• IHK Region Stuttgart – Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer
• § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften — Abs. 38: Übergangsregeln zur E-Rechnung

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