UG-Buchhaltung selber machen: Was für die Unternehmergesellschaft gilt

UG und GmbH im Vergleich: gleiche Bücher, andere Kapitalregeln

Die UG ist keine eigene Rechtsform, sondern eine Variante der GmbH nach § 5a GmbHG.

Für die Buchhaltung gilt alles, was auch für die GmbH gilt: Die UG ist Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG), führt Bücher nach § 238 HGB in doppelter Buchführung, stellt jährlich Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung auf (§ 242 HGB), übermittelt die E-Bilanz (§ 5b EStG) und legt den Abschluss offen (§ 325 HGB). Eine Einnahmenüberschussrechnung ist auch für eine UG mit sehr kleinem Umsatz nicht zulässig. Unterschiede bestehen beim Kapital und bei der Verwendung des Gewinns.

Die Sonderregeln enden, sobald die UG ihr Stammkapital auf mindestens 25.000 € erhöht (§ 5a Abs. 5 GmbHG). Den Firmenzusatz „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ darf sie dann behalten. Bis dahin muss sie ihn führen, damit Geschäftspartner die geringe Kapitalausstattung erkennen. Für die Buchhaltung ändert die Erhöhung wenig: Eine Bareinlage wird wie jede Einlage auf das gezeichnete Kapital gebucht, bei einer Erhöhung aus Gesellschaftsmitteln wird die Rücklage in Stammkapital umgebucht.

Die gesetzliche Rücklage nach § 5a Abs. 3 GmbHG berechnen und buchen

Die Rücklage ist die wichtigste buchhalterische Besonderheit der UG – und wird leicht vergessen.

In die Rücklage ist ein Viertel des Jahresüberschusses einzustellen, gemindert um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr. Eine Obergrenze nennt das Gesetz nicht: Die Pflicht besteht in jedem Jahr mit Jahresüberschuss, bis das Stammkapital auf 25.000 € erhöht ist. Verwendet werden darf die Rücklage nur für drei Zwecke: für eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln (§ 57c GmbHG), zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrags, soweit ihn kein Gewinnvortrag deckt, und zum Ausgleich eines Verlustvortrags, soweit ihn kein Jahresüberschuss deckt. Eine Ausschüttung der Rücklage ist damit ausgeschlossen.

Gebucht wird die Einstellung im Jahresabschluss, wenn die Bilanz unter teilweiser Verwendung des Jahresergebnisses aufgestellt wird (§ 268 Abs. 1 HGB); statt Jahresüberschuss und Gewinnvortrag zeigt die Bilanz dann den Bilanzgewinn. Im Kanzlei Software-Kontenrahmen 2026 steht dafür das Konto „Gesetzliche Rücklage“ bereit (SKR03 0846, SKR04 2930). Prüfen Sie die Rücklage vor jedem Gewinnverwendungsbeschluss: Ausgeschüttet werden kann höchstens, was nach der Einstellung übrig bleibt.

Gründung mit Musterprotokoll: Folgen für Kosten und Buchungen

Viele UGs werden im vereinfachten Verfahren nach § 2 Abs. 1a GmbHG gegründet.

Das Musterprotokoll steht Gesellschaften mit höchstens drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer offen; vom Muster abweichende Regelungen sind nicht erlaubt. Für die Notarkosten ist es günstig, weil der sonst geltende Mindestgeschäftswert von 30.000 € für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags bei einer Gründung nach § 2 Abs. 1a GmbHG nicht gilt (§ 107 Abs. 1, § 105 Abs. 6 GNotKG). Wie hoch die Gebühren im Einzelfall sind, nennt Ihnen der Notar vorab.

Für die Buchhaltung wichtiger ist Ziffer 5 des Musterprotokolls: Die Gesellschaft trägt die Gründungskosten bis zu einem Gesamtbetrag von 300 €, höchstens jedoch bis zum Betrag ihres Stammkapitals; darüber hinausgehende Kosten tragen die Gesellschafter. Bei einer UG mit 100 € Stammkapital darf die Gesellschaft also höchstens 100 € Gründungskosten als eigenen Aufwand buchen. Hat die UG mehr bezahlt, ist der übersteigende Betrag eine Forderung gegen den Gesellschafter (SKR03 1381, SKR04 1307) und kein Aufwand.

Bei der UG sieht das Musterprotokoll außerdem nur die sofortige Einzahlung des Stammkapitals in voller Höhe vor; die Variante mit hälftiger Einzahlung ist zu streichen. Die erste Buchung der Gesellschaft lautet deshalb fast immer Bank an Gezeichnetes Kapital (SKR03 1200 an 0800, SKR04 1800 an 2900) über den vollen Betrag. Bewahren Sie den Einzahlungsbeleg zusammen mit der Gründungsurkunde auf; er belegt diese erste Buchung und wird für die Eröffnungsbilanz gebraucht.

Kleinstkapitalgesellschaft: weniger Abschluss, gleiche laufende Buchführung

Viele junge UGs fallen in die kleinste Größenklasse des HGB.

• Kein Anhang, wenn bestimmte Angaben, etwa zu Haftungsverhältnissen und zu Vorschüssen oder Krediten an Organmitglieder, unter der Bilanz stehen (§ 264 Abs. 1 Satz 5 HGB).
• Kein Lagebericht und Aufstellung bis zu sechs Monate nach Geschäftsjahresende, wenn das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht; die Regeln für kleine Kapitalgesellschaften gelten entsprechend (§ 264 Abs. 1 Satz 4, § 267a Abs. 2 HGB).
• Hinterlegung statt Bekanntmachung: Die Bilanz kann beim Unternehmensregister dauerhaft hinterlegt werden, wenn die Gesellschaft ihre Einstufung mitteilt (§ 326 Abs. 2 HGB).
• Geringeres Ordnungsgeld bei verspäteter Nachholung der Offenlegung: 500 € (§ 335 Abs. 4 HGB).
• Unverändert: vollständige doppelte Buchführung, E-Bilanz an das Finanzamt, Aufbewahrung über acht bzw. zehn Jahre.

Kleinstkapitalgesellschaft ist, wer mindestens zwei der drei folgenden Merkmale nicht überschreitet: 450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag und im Jahresdurchschnitt zehn Arbeitnehmer (§ 267a Abs. 1 HGB, Stand: Oktober 2026). Maßgeblich sind grundsätzlich zwei aufeinanderfolgende Abschlussstichtage; bei Neugründung genügt der erste Stichtag (§ 267 Abs. 4 HGB, der entsprechend gilt). Für die Größenklasse gibt es spürbare Erleichterungen beim Abschluss – an der laufenden Buchführung ändert sich nichts.

Schlanke Routine für eine UG mit wenigen Belegen

Beispielrhythmus für eine UG mit rund 20 bis 40 Belegen im Monat – passen Sie ihn an Ihr Geschäft an.

• 1. Ein Geschäftskonto ausschließlich für die UG nutzen. Private Zahlungen darüber erzeugen Buchungen auf dem Verrechnungskonto und Klärungsbedarf.
• 2. Einen einzigen Belegweg festlegen: Rechnungen an eine feste E-Mail-Adresse weiterleiten oder hochladen, Papierbelege sofort fotografieren.
• 3. Einmal pro Woche einen festen Termin: Bankumsätze abrufen, Belege zuordnen, Buchungsvorschläge prüfen.
• 4. Bis zum 10. Tag nach Ablauf des Monats oder Quartals: Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln, sofern die UG nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt (§ 18 Abs. 1 UStG).
• 5. Monatlich: Saldenliste und BWA ansehen, offene Forderungen mahnen, den Monat festschreiben.
• 6. Zum Jahresende: Bestände aufnehmen, die Rücklage nach § 5a Abs. 3 GmbHG einplanen und die Unterlagen für den Jahresabschluss vollständig machen.

Gerade in kleinen UGs entstehen Fehler selten bei den Buchungen selbst, sondern bei der Vermischung von privat und geschäftlich: die Tankquittung vom Privatwagen, das Abo auf der privaten Karte, die Rückzahlung einer Auslage ohne Beleg. Wer von Anfang an konsequent trennt und jede Auslage mit Beleg über das Verrechnungskonto abrechnet, hat am Jahresende wenig zu klären. Ein kurzer Blick auf das Verrechnungskonto am Monatsende zeigt, ob noch etwas offen ist.

Was die UG-Buchhaltung kostet: Wege im Vergleich

Preise je Gesellschaft und Monat; Steuerberaterhonorare werden individuell vereinbart und sind deshalb nicht beziffert.

Beispielrechnung, Annahme: eine UG mit einem Nutzer und einem Geschäftskonto, kostenlos angebunden über Ponto oder Dateiimport. Im Solo-Tarif Kleinst kostet die laufende Buchhaltung 12 × 95 € = 1.140 € im Jahr. Im Gesamtpaket Kleinst sind es 12 × 125 € = 1.500 € im Jahr; darin sind Jahresabschluss, E-Bilanz und die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums bereits enthalten. Ohne Abonnement kostet ein Jahresabschluss bei jahresabschluss.io ab 250 € je Geschäftsjahr, der erste ist kostenlos; die E-Bilanz kostet 20 € je Geschäftsjahr.

Welcher Weg passt, hängt weniger vom Preis als von Ihrer Zeit und Erfahrung ab. Wer laufend selbst bucht und den Abschluss beim Steuerberater erstellen lässt, kann dort Aufwand sparen, wenn Saldenliste, Belege und Verrechnungskonten abgestimmt übergeben werden. Wer den ersten Abschluss selbst erstellen möchte, sollte für Bewertungsfragen und die Rücklage eine fachliche Prüfung einplanen. Fragen Sie die Kanzlei vorab, in welcher Form sie die Daten übernehmen möchte, etwa als Buchungsstapel im Kanzlei Software-Format.

Was jahresabschluss.io für eine UG übernimmt

Laufende Buchhaltung, Umsatzsteuer und Abschluss in einem System.

Für eine UG kommen Solo (Kleinst 95 € im Monat, nur laufende Buchhaltung) oder das Gesamtpaket (Kleinst 125 € im Monat, zusätzlich je zwölf Monate Jahresabschluss, E-Bilanz und die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums) in Frage. Beide enthalten einen Nutzer und 100 KI-gelesene Belege im Monat; E-Rechnungen zählen nicht mit.

Inhaltlich ist die Buchhaltung dieselbe wie für eine GmbH: doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04, Belegeingang über eine eigene E-Mail-Adresse der Gesellschaft, per Handyfoto oder aus einem Google-Drive-Ordner, Buchungsvorschläge mit Begründung und Prüfhinweis, Umsatzsteuer-Voranmeldung aus dem Journal mit Übermittlung über ELSTER nach Ihrer Freigabe. Die Saldenliste geht ohne Export in Jahresabschluss und E-Bilanz über. Getestet wird 7 Tage mit hinterlegter Karte; ohne Kündigung beginnt das Abo am 8. Tag.

Häufige Fragen

Muss eine UG eine Bilanz erstellen?

Ja. Die UG ist eine GmbH im Sinne des GmbHG und gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG). Sie muss doppelt buchen und jährlich einen Jahresabschluss aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen (§ 242 HGB). Eine Einnahmenüberschussrechnung ist nicht zulässig, auch nicht bei sehr kleinem Umsatz. Bilanz und GuV gehen außerdem als E-Bilanz an das Finanzamt.

Wie hoch ist die gesetzliche Rücklage der UG?

Ein Viertel des Jahresüberschusses, gemindert um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr (§ 5a Abs. 3 GmbHG). Beispiel: Jahresüberschuss 8.000 €, Verlustvortrag 3.000 € – einzustellen sind 25 % von 5.000 €, also 1.250 €. Eine Obergrenze gibt es nicht; die Pflicht besteht, bis das Stammkapital auf mindestens 25.000 € erhöht wird.

Darf die UG ihre Rücklage ausschütten?

Nein. Die Rücklage darf nach § 5a Abs. 3 GmbHG nur für eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln, zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrags oder zum Ausgleich eines Verlustvortrags verwendet werden. Ausgeschüttet werden kann nur der Teil des Gewinns, der nach der Einstellung in die Rücklage übrig bleibt – und auch das nur, soweit das Stammkapital nicht angegriffen wird.

Kann ich die Buchhaltung meiner UG ohne Steuerberater machen?

Ja. Die laufende Buchhaltung, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und bei überschaubaren Verhältnissen auch Jahresabschluss und E-Bilanz können Sie mit Software selbst erstellen. Für den ersten Abschluss, Gewinnausschüttungen, das Geschäftsführergehalt oder Zahlungen zwischen UG und Gesellschafter lohnt sich ein Steuerberater, weil dort Gestaltungs- und Bewertungsfragen entstehen.

Wie buche ich die Gründungskosten einer UG mit Musterprotokoll?

Laut Musterprotokoll trägt die Gesellschaft Gründungskosten bis 300 €, höchstens bis zur Höhe ihres Stammkapitals. Bis zu dieser Grenze buchen Sie Notar- und Registerkosten als Aufwand, etwa auf Rechts- und Beratungskosten (SKR03 4950, SKR04 6825). Was darüber hinaus von der UG bezahlt wurde, ist eine Forderung gegen den Gesellschafter (SKR03 1381, SKR04 1307).

Muss eine UG ihren Jahresabschluss veröffentlichen?

Ja, der Abschluss ist spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag an das Unternehmensregister zu übermitteln (§ 325 HGB). Eine Kleinstkapitalgesellschaft muss nur die Bilanz einreichen und kann sie hinterlegen lassen, statt sie bekannt zu machen, wenn sie ihre Einstufung mitteilt (§ 326 Abs. 2 HGB). Bei Versäumnis droht ein Ordnungsgeld nach § 335 HGB.

Was ändert sich, wenn die UG ihr Stammkapital auf 25.000 € erhöht?

Dann gelten die Sonderregeln des § 5a Abs. 1 bis 4 GmbHG nicht mehr (§ 5a Abs. 5 GmbHG): keine Pflicht zur Rücklage, keine besondere Einberufungspflicht. Die Erhöhung kann aus der Rücklage als Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln erfolgen (§ 57c GmbHG). Den Firmenzusatz darf die Gesellschaft behalten. An Buchführung und Jahresabschluss ändert sich nichts.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 5a GmbHG – Unternehmergesellschaft
• Anlage 1 GmbHG – Musterprotokoll — Ziffer 5: Gründungskosten bis 300 €, höchstens bis zum Stammkapital
• § 267a HGB – Kleinstkapitalgesellschaft
• § 326 HGB – Hinterlegung bei Kleinstkapitalgesellschaften
• § 107 GNotKG – Gesellschaftsrechtliche Verträge
• § 335 HGB – Ordnungsgeldverfahren

UG-Buchhaltung selbst machen – mit Rücklage und Abschluss im Blick

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