Vertragsfristen im Blick behalten: ein Fristenkalender, der auch im Urlaub funktioniert

Welche Fristen in den Kalender gehören

• Kündigungsstichtag: der letzte Tag, an dem die Kündigung zugehen muss
• Laufzeitende: auch bei Verträgen, die ohne Kündigung enden, etwa für die Anschlussversorgung
• Optionsfristen: etwa die Verlängerungsoption in einem Gewerbemietvertrag, die bis zu einem Stichtag ausgeübt werden muss
• Preisanpassungen und Indexstichtage: wann eine Wertsicherungsklausel greift oder ein Rabatt endet
• Gewährleistung: Mängelansprüche beim Kauf beweglicher Sachen verjähren in der Regel nach zwei Jahren ab Ablieferung (§ 438 Abs. 1 Nr. 3 BGB)
• Mindestabnahmen und Prüfpunkte: Zusagen, die bis zu einem Datum erfüllt sein müssen

Der Kündigungsstichtag ist der wichtigste, aber nicht der einzige Termin eines Vertrags. Wer nur ihn einträgt, übersieht die Termine, an denen sich Kosten verändern oder Rechte verfallen.

Vorlaufstufen: was zu welchem Zeitpunkt passiert

Jede Stufe hat eine Aufgabe — eine Erinnerung ohne Aufgabe wird weggeklickt.

Ein Rechenbeispiel mit Feiertagen

Ein Vertrag hat seinen Kündigungsstichtag am Donnerstag, 31.12.2026. Die Erinnerung 60 Tage vorher fällt auf Sonntag, 01.11.2026, die nach 30 Tagen auf Dienstag, 01.12.2026, und die letzte, sieben Tage vorher, auf Donnerstag, 24.12.2026 — Heiligabend. Wer erst dann versenden will, hat zwischen den Feiertagen kaum Zustelltage, und ein am Nachmittag des 31.12. eingeworfener Brief kann nach der Rechtsprechung erst im neuen Jahr zugehen, wenn der Empfänger an diesem Nachmittag üblicherweise nicht mehr arbeitet.

Für Stichtage zwischen Mitte Dezember und Anfang Januar lohnt sich deshalb ein eigener, früherer Versandtermin, etwa Mitte Dezember. Dasselbe gilt für Stichtage, die auf ein Wochenende fallen: Rechtlich verschiebt sich der letzte Zugangstag nicht auf den Montag, praktisch muss die Kündigung am Freitag davor ankommen.

Zuständigkeit, die Urlaub und Weggang übersteht

• Je Vertrag ein namentlich Verantwortlicher, der fachlich entscheiden kann — nicht automatisch die Person, die den Vertrag abgelegt hat.
• Zusätzlich eine zentrale Adresse, etwa ein Funktionspostfach der Buchhaltung, die jede Erinnerung mitbekommt.
• Eine Vertretungsregel: Wer übernimmt, wenn der Verantwortliche im Urlaub oder krank ist?
• Beim Austritt eines Mitarbeiters werden seine Verträge vor dem letzten Arbeitstag neu zugeordnet.
• Für Verträge oberhalb einer Wertgrenze entscheidet die Geschäftsführung mit, damit Verlängerungen nicht unterhalb ihres Blickfelds passieren.

Kalender, Tabelle oder Software

Ein Eintrag im Outlook- oder Google-Kalender ist schnell gesetzt und erreicht die Person dort, wo sie ohnehin schaut. Seine Schwächen: Jede Stufe ist ein eigener Termin, nach einer Verlängerung muss alles neu angelegt werden, und wer den Kalender verlässt, nimmt die Termine mit. Eine Tabelle rechnet zuverlässiger, erinnert aber nicht.

Am robustesten ist eine Lösung, in der die Erinnerung aus den Vertragsdaten entsteht: Ändert sich das Laufzeitende oder verlängert sich der Vertrag, ändern sich die Erinnerungen mit. Ein Kalenderexport kann dann zusätzlich dafür sorgen, dass die Stichtage auch im persönlichen Kalender stehen.

Die monatliche Lückenkontrolle

Der gefährlichste Vertrag ist der, der gar nicht im Kalender steht. Deshalb gehört zu jedem Fristenkalender eine kurze monatliche Prüfung: Welche laufenden Verträge haben keinen Stichtag, weil das Laufzeitende fehlt, die Kündigungsfrist unklar ist oder der Vertrag unbefristet ist und niemand den nächsten Termin berechnet hat? Ein Abgleich mit den wiederkehrenden Abbuchungen auf dem Geschäftskonto zeigt Verträge, die nie erfasst wurden.

In einem gepflegten Bestand ist diese Prüfung kurz. Sie sollte als fester Termin im Kalender der verantwortlichen Person stehen — etwa am ersten Arbeitstag jedes Monats —, damit sie nicht dem Tagesgeschäft zum Opfer fällt.

So geht es mit vertragsmanagement.io

• Erinnerung per E-Mail an den Verantwortlichen je Vertrag oder an eine zentrale Benachrichtigungsadresse je Gesellschaft
• Kündigungsstichtage und eigene Erinnerungen als ICS-Datei oder direkt in den Google Kalender
• Gründe für nicht überwachte Verträge: etwa fehlendes Laufzeitende, ausgeschaltete Erinnerung oder ein Status ohne Überwachung
• 49 € pro Monat je Arbeitsbereich, monatlich kündbar

In vertragsmanagement.io entsteht der Fristenkalender aus den Vertragsdaten: Die Software berechnet den Kündigungsstichtag, schreibt ihn bei automatischer Verlängerung fort und erinnert standardmäßig 60, 30 und 7 Tage vorher. Die Vorlaufzeiten stellen Sie je Vertrag oder pauschal ein. Die Fristen-Übersicht zeigt alle anstehenden Termine nach Dringlichkeit und benennt zusätzlich die Verträge, für die gerade keine Frist überwacht wird, jeweils mit Grund.

Häufige Fragen

Welche Fristen gehören in einen Vertragsfristenkalender?

Mindestens der Kündigungsstichtag und das Laufzeitende jedes Vertrags. Sinnvoll sind außerdem Optionsfristen, Preisanpassungs- und Indexstichtage, das Ende der Gewährleistung und vertragliche Mindestabnahmen. Jede dieser Fristen braucht einen Verantwortlichen.

Wie viele Tage vorher sollte ich an eine Kündigungsfrist erinnert werden?

Bewährt sind drei Stufen: 60 Tage vorher zur Prüfung, 30 Tage vorher zur Entscheidung und 7 Tage vorher als letzter Anstoß für den Versand. Bei großen Verträgen, die ausgeschrieben werden sollen, kommt eine Stufe 90 Tage vorher dazu; vor Feiertagen und Wochenenden sollte der Versand früher liegen.

Reicht ein Outlook- oder Google-Kalender für Vertragsfristen?

Für wenige Verträge kann das genügen. Schwierig wird es, wenn sich Verträge verlängern und alle Termine neu angelegt werden müssen, wenn mehrere Personen beteiligt sind oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Dann ist eine Lösung besser, in der die Erinnerungen aus den Vertragsdaten entstehen.

Wer sollte für Vertragsfristen verantwortlich sein?

Je Vertrag die Person, die fachlich über Fortführung oder Kündigung entscheiden kann, plus eine zentrale Stelle, die alle Erinnerungen mitliest. In kleinen Betrieben ist das oft die Geschäftsführung zusammen mit der Buchhaltung.

Wie stelle ich sicher, dass keine Vertragsfrist fehlt?

Durch eine monatliche Lückenkontrolle: Alle laufenden Verträge ohne Stichtag werden geprüft und ergänzt. Ein Abgleich mit den wiederkehrenden Abbuchungen auf dem Geschäftskonto zeigt Verträge, die noch gar nicht erfasst sind.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 130 BGB — Maßgeblich ist der Zugang beim Empfänger
• § 193 BGB — Verschiebung auf den Werktag — nicht für Kündigungsfristen
• § 438 BGB — Verjährung der Mängelansprüche beim Kauf

Erinnerungen, die aus den Vertragsdaten entstehen

vertragsmanagement.io berechnet Stichtage, erinnert 60, 30 und 7 Tage vorher und zeigt Verträge ohne überwachte Frist. 49 € pro Monat je Arbeitsbereich.